Approvisionnement électronique

La chaîne de valeur de l'approvisionnement électronique

La chaîne de valeur est le processus complet de création d'un produit ou d'un service, du début à la fin. La chaîne de valeur de l'approvisionnement électronique comporte cinq étapes :

Approvisionnement en ligne : e-informing

L'e-information est l'étape préalable à l'e-achat. Il s'agit du processus par lequel les acheteurs et les vendeurs échangent des informations en utilisant l'Internet. Le partage des données est un élément clé de l'e-information. Les données échangées doivent être exactes, opportunes, adéquates et crédibles. L'e-information a souvent lieu dans le cadre d'un ERP (Enterprise Resource Planning).²

Approvisionnement électronique : e-sourcing

L'e-sourcing est le processus de sélection des fournisseurs à l'aide de procédures telles que la demande d'information (RFI), la demande de devis (RFQ) et la demande de proposition (RFP). Il a lieu avant la commande et l'achat des marchandises. Les outils d'approvisionnement électronique sont importants ici car ils peuvent aider l'entreprise à communiquer, à évaluer et à présélectionner les fournisseurs potentiels.³

• Demande d'informations (RFI) - l'entreprise envoie des questionnaires avant l'achat pour recueillir des informations sur les fournisseurs et leurs produits ou services.
• Demande de proposition (RFP) - l'entreprise demande des propositions aux fournisseurs présélectionnés. Elle demandera la description complète du produit et la façon dont le fournisseur remplira sa commande.
• Demande de devis (RFQ) - l'entreprise négocie les termes du contrat tels que le prix, la quantité et les remises. L'objectif est d'obtenir le meilleur prix possible.

Approvisionnement électronique : appel d'offres électronique

Lors de l'achat de fournitures, les entreprises peuvent rencontrer plusieurs fournisseurs vendant le même produit. Pour trouver les meilleurs fournisseurs au meilleur prix, elles peuvent accepter des offres de différents fournisseurs et choisir celui qu'elles préfèrent. C'est ce qu'on appelle un appel d'offres. Lorsque l'appel d'offres a lieu en ligne, on parle d'appel d'offres électronique.

L'appel d'offres électronique est supérieur à l'appel d'offres traditionnel car il supprime la paperasserie et améliore la sécurité de l'ensemble du processus d'appel d'offres. Cependant, ce processus peut nécessiter une formation importante du personnel. Il existe également un risque de panne du système, ce qui interrompt l'appel d'offres.⁴

Approvisionnement électronique : enchères électroniques

L'enchère électronique fait partie du processus d'appel d'offres électronique. Elle implique que plusieurs fournisseurs soient en concurrence pour obtenir le contrat de l'acheteur. Voici quelques méthodes populaires d'enchères électroniques :

• L'inversion de classe - l'entreprise voit les offres de tous les vendeurs en même temps et en choisit une qu'elle préfère.
• Enchèreà l'anglaise - les soumissionnaires annoncent leurs offres dans l'ordre croissant. La valeur de l'offre suivante sera plus élevée que la précédente.
• Enchèrehollandaise - l'enchère commence par un prix élevé, puis le diminue jusqu'à ce qu'un acheteur l'accepte.⁵

Approvisionnement électronique : commande électronique

On parle de commande électronique lorsque l'entreprise passe une commande. Un bon de commande électronique (PO) est envoyé pour demander des biens ou des services au fournisseur choisi. La plateforme qui détient et gère les bons de commande est appelée échange de données informatisées (EDI). Elle permet un flux de travail automatique, de la commande à la livraison des marchandises et à la facturation.⁶

La chaîne de valeur de l'approvisionnement électronique

L'approvisionnement électronique peut conduire à un meilleur retour sur investissement. Il y a deux raisons à cela. Tout d'abord, l'approvisionnement électronique fournit aux entreprises un cadre automatique pour la recherche et la gestion des fournisseurs. Cela permet d'économiser du temps, des coûts et des efforts tout en augmentant la sécurité et la transparence de la transaction. Deuxièmement, les données complètes collectées par le système d'approvisionnement électronique peuvent aider à l'analyse du retour sur investissement et améliorer les performances futures de l'entreprise.

À première vue, il peut sembler que l'approvisionnement électronique n'a pas grand-chose à voir avec le marketing. Cependant, leur lien est plus intime que jamais. Un système d'approvisionnement électronique peut s'intégrer au marketing pour permettre un échange d'informations instantané et des opérations plus fluides et plus^souples7 .

Les données issues de l'e-procurement peuvent également être utilisées dans le cadre de campagnes promotionnelles afin d'accroître la transparence et d'améliorer la confiance des clients. Grâce aux coûts bon marché de l'approvisionnement électronique, les entreprises peuvent baisser les prix pour les clients. Parallèlement, le risque de retard de livraison est minimisé car les stocks sont étroitement surveillés grâce à un système d'approvisionnement en ligne. Dans l'ensemble, un approvisionnement électronique efficace permet de rationaliser les processus et de rendre les activités de marketing plus efficaces.

Exemple d'approvisionnement électronique

Maintenant que tu sais ce qu'est l'approvisionnement électronique, voyons quelques exemples de fonctions et d'outils d'approvisionnement électronique.

Exemples de fonctions d'approvisionnement électronique

L'approvisionnement électronique a de nombreuses fonctions dans le processus d'achat d'une entreprise. En voici quelques exemples :

• L'intégration des fournisseurs - le processus au cours duquel l'entreprise envoie des questionnaires pour recueillir des données auprès de plusieurs fournisseurs.
• Analyse des dépenses - toutes les transactions sont enregistrées sur le système d'approvisionnement électronique. Les entreprises peuvent analyser ces données pour améliorer leurs futures décisions d'achat.
• Demande d'informations en ligne - Les entreprises peuvent utiliser la demande de devis et négocier les conditions du contrat sur une plateforme d'approvisionnement en ligne.
• Étude de marché en ligne - La plateforme d'approvisionnement en ligne permet à l'entreprise de trouver et de comparer facilement différents fournisseurs. Elle peut également présélectionner les candidats potentiels en fonction des critères fixés.
• Processus sans papier - comme toutes les transactions se font en ligne, il n'y a pas de paperasse. La transaction est plus rapide et moins sujette aux erreurs humaines.

Exemples d'outils d'approvisionnement électronique

Il existe de nombreux outils qui aident les entreprises à rechercher des fournisseurs en ligne. En voici quelques exemples :

• EDI (Electronic Data Interchange) - il s'agit d'une plateforme d'échange de données entre acheteurs et vendeurs. Les entreprises peuvent automatiser les demandes de propositions, les bons de commande et les factures tout en stockant les messages et les données des clients pour une utilisation ultérieure.

• Lescourriels et l'EDI sont les principaux outils de communication dans l'approvisionnement électronique, de l'e-sourcing à l'appel d'offres et à la commande.

• Un systèmeERP (Enterprise Resource Planning)numérique peut être intégré à un EDI pour gérer les commandes et les achats en ligne.

• Places de marché en ligne - il existe de nombreuses plateformes permettant aux fournisseurs de télécharger leurs catalogues numériques et leurs informations sur les produits - par exemple, Amazon, eBay, Etsy et Shopify.

Quelques exemples de plateformes d'approvisionnement en ligne :

La différence entre l'approvisionnement électronique et l'approvisionnement

Nous avons beaucoup parlé de l'approvisionnement électronique dans cette explication. Mais en quoi diffère-t-il de la méthode traditionnelle d'approvisionnement ? Tu découvriras leurs différences ainsi que les avantages et les inconvénients dans le tableau 1.

Tableau 1. Approvisionnement électronique et approvisionnement traditionnel

Avantages et inconvénients de l'approvisionnement électronique

En utilisant un logiciel numérique pour gérer le processus d'achat, l'approvisionnement électronique présente certainement de nombreux avantages. Cependant, l'adoption d'un système d'approvisionnement électronique comporte encore des défis. Cette section te présentera les avantages et les inconvénients de l'approvisionnement électronique.

Avantages de l'approvisionnement électronique

Un système d'approvisionnement électronique présente de nombreux avantages, notamment :

• Rationaliser les processus - un système d'approvisionnement électronique peut automatiser les commandes, les appels d'offres, la facturation et le paiement. Cela permet à l'entreprise et aux fournisseurs de gagner du temps sur les tâches monotones et de se concentrer davantage sur les activités génératrices de valeur.

• Gestion des stocks - les stocks constituent une partie importante de l'approvisionnement. Un système d'approvisionnement en ligne facilite le suivi des stocks et garantit un stock suffisant pour la production.

• Amélioration de la productivité - les transactions ayant lieu en ligne, les entreprises peuvent acheter et vendre des fournitures en réduisant les délais et les coûts de transaction. Elles peuvent également comparer les produits et les services pour choisir ceux qui présentent le meilleur rapport qualité-prix. La réduction du temps d'achat a permis de minimiser les retards de production et a apporté à l'entreprise plus de bénéfices.

• Contrôle des dépenses - La plateforme d'approvisionnement électronique améliore la visibilité des dépenses. En effet, toutes les transactions sont enregistrées pour un examen ultérieur. L'entreprise peut générer des rapports pour analyser ses dépenses et élaborer des stratégies pour gérer le budget plus efficacement.

• Moins d'erreurs humaines - La paperasserie liée à l'approvisionnement peut être gênante car elle laisse une grande place aux erreurs humaines. Avec l'approvisionnement en ligne, il n'y a pas de paperasserie. La transaction peut être effectuée avec plus de précision et de compétence.

• Une plus grande transparence - Chaque processus d'approvisionnement est enregistré. Cela permet une transaction plus honnête et plus sûre.

• Unecollaboration sans faille - Un système interne pour collaborer facilement et élaborer des solutions avec les fournisseurs. Cela accélère le processus de résolution des problèmes et ajoute au retour sur investissement de l'^entreprise8 .

• Approvisionnement mondial - Les logiciels d'approvisionnement électronique comprennent souvent plusieurs langues, devises, solutions d'expédition et calculs de taxes internationales. Cela supprime les contraintes géographiques et permet aux entreprises de travailler avec des fournisseurs du monde entier.⁹

Une application réelle de l'approvisionnement électronique :

Inconvénients de l'approvisionnement électronique

Le principal inconvénient de l'approvisionnement en ligne est sa forte dépendance à l'égard des logiciels et des systèmes électroniques. Cela rend l'entreprise vulnérable aux attaques de pirates informatiques. La technologie nécessite également des mises à jour et des formations régulières pour le personnel, ce qui peut entraîner des coûts supplémentaires. Il est également difficile d'obtenir l'adhésion de tous les fournisseurs, en particulier les plus anciens qui ne sont pas habitués à la technologie moderne. Par exemple, ils peuvent avoir du mal à mettre à jour les catalogues numériques.