Conception organisationnelle

Éléments de la conception organisationnelle

Il existe quelques éléments importants que les organisations suivent lorsqu'elles conçoivent ou redessinent la structure organisationnelle.

• L'étendue des responsabilités indique le nombre d'employés dont le manager est responsable. Il en existe deux types : un large champ de contrôle, lorsqu'un manager est responsable de nombreux employés, et un champ de contrôle étroit, lorsque les managers ne sont responsables que de quelques employés.

• Leschaînes de commandement décrivent la structure organisationnelle en termes de rapports entre les employés en fonction de leur niveau hiérarchique. Par exemple, dans une structure centralisée, le niveau hiérarchique le plus bas rendra compte au niveau hiérarchique supérieur, et ainsi de suite. Dans la structure décentralisée, les rapports se font horizontalement.

• Lesniveaux hiérarchiques décrivent le nombre de niveaux de gestion dont disposent les organisations. Cela fait référence à deux façons traditionnelles de concevoir une structure organisationnelle qui est soit haute, soit plate. Les organisations hautes suivent généralement une structure formelle qui comporte de nombreux niveaux hiérarchiques. Une structure plate comporte généralement moins de niveaux hiérarchiques, voire aucun, et suit une structure informelle.

• Lesniveaux d'autorité indiquent le niveau de pouvoir dont disposent les responsables d'une organisation sur leurs subordonnés pour prendre des décisions. Plus le niveau d'autorité est élevé, plus les managers ont de pouvoir. Le nombre de niveaux d'autorité est généralement similaire au nombre de niveaux hiérarchiques dans les organisations dotées d'une structure hiérarchique rigide. En revanche, dans une structure plate, il n'y a que peu ou pas de niveaux d'autorité, car chaque employé dispose d'un certain niveau d'autorité pour prendre des décisions.

Principes de conception de l'organisation

Les principes de conception de l'organisation varient en fonction de la nature et de la stratégie de l'entreprise, mais dans la plupart des cas, les entreprises doivent suivre les principes suivants : alignement sur la stratégie, maximisation de l'efficacité, évolutivité, flexibilité et responsabilité.

Examinons-les un par un :

1. Alignement sur la stratégie : la structure de l'organisation doit avant tout servir d'outil permettant d'atteindre les objectifs de l'entreprise.

2. Efficacité : elle doit maximiser la productivité et l'efficacité de l'entreprise.

3. Évolutivité : elle doit permettre à l'entreprise de croître ou de décroître en fonction des besoins.

4. Flexibilité : il doit permettre à l'entreprise de s'adapter rapidement aux changements.

5. Responsabilité : elle doit définir les rôles et les responsabilités de chaque employé.

Quelles sont les raisons d'améliorer la conception de l'organisation ?

Les organisations peuvent envisager d'améliorer et de modifier leur conception de l'organisation pour diverses raisons, à savoir :

• Lacroissance organisationnelle peut influencer les entreprises à commencer à incorporer des structures plus formelles pour éviter le chaos et garder l'entreprise organisée.

• Si la structure organisationnelle actuelle est complexe et coûteuse , les responsables peuvent être motivés pour rendre l'organigramme plus simple et réduire ses coûts.

• Lesemployés ont besoin d'être plus motiv és car la structure organisationnelle actuelle ne les engage pas et ne les motive pas.

• La qualité des services ou des biens d'une entreprise doit être améliorée

Comment améliorer la conception de l'organisation ?

Une fois que les principales raisons d'améliorer la conception de l'organisation ont été identifiées, il est temps pour les responsables de passer à l'action et de commencer à apporter des changements à la conception de l'organisation.

Dans la section suivante, nous aborderons les différentes façons d'améliorer l'aménagement de l'organisation.

Se concentrer sur les employés pour améliorer l'organisation

L'une des méthodes pour améliorer la conception organisationnelle consiste à mettre l'accent sur les personnes qui travaillent dans l'organisation, car ce sont les employés qui apporteront de la valeur à l'organisation. L'objectif est de développer une conception organisationnelle qui correspondra à leurs besoins et les motivera à travailler efficacement.

La main-d'œuvre peut être ciblée de trois façons :

1. Rôles de la main-d'œuvre - Il s'agit des différents rôles que les employés assument au sein de l'organisation. Chefs d'entreprise, managers, chefs d'équipe, superviseurs, membres de l'équipe. L'organisation doit tenir compte de la façon dont ces rôles sont conçus en termes de tâches et de responsabilités.

2. Charges de travail - La charge de travail que les employés doivent accomplir au cours de la période fixée. Les directeurs généraux peuvent avoir une charge de travail plus importante que les membres de l'équipe. Les organisations doivent faire attention si les charges de travail sont trop lourdes pour leur personnel.

3. Répartition des tâches - Il s'agit de la répartition des tâches entre les différents rôles professionnels. Dans l'entreprise, il faut déterminer si les tâches sont attribuées de façon formelle et suivent les directives officielles sur la façon de les accomplir ou si les employés ont la liberté de discuter des tâches fixées avec leurs supérieurs et de choisir la façon dont ils vont les accomplir. Les organisations doivent répartir les tâches et les méthodes pour les accomplir d'une manière qui corresponde aux préférences des employés.

En se concentrant sur le personnel, les organisations peuvent découvrir ce qu'il faut changer dans la conception de l'organisation pour améliorer la motivation du personnel et les performances globales de l'organisation.

Méthodes pour améliorer la conception de l'organisation

• Retardement - L'un des moyens d'améliorer la conception de l'organisation consiste à supprimer des couches de la structure organisationnelle élevée. Cela peut apporter des avantages aux organisations tels que la réduction des coûts de main-d'œuvre, l'augmentation de la vitesse du processus de prise de décision, une communication plus rapide et une augmentation des innovations. Les employés n'auront plus à suivre des règlements stricts et auront plus de liberté, ce qui encouragera la créativité et l'innovation.

• Délégation - Il s'agit du processus consistant à confier des tâches et des responsabilités à une autre personne. Dans ce cas, la direction peut confier des tâches à d'autres cadres de niveau inférieur et réduire la charge de travail des cadres supérieurs pour les aider à se concentrer sur les tâches principales. La motivation des cadres de niveau inférieur et des membres de l'équipe augmentera car ils auront à assumer un certain niveau de responsabilité.

• Responsabilisation des employés - Les responsables doivent faire en sorte que les employés sentent que leur travail compte, ce qui peut se faire en leur donnant plus de responsabilités, en leur confiant diverses tâches et en leur donnant un retour d'information. En responsabilisant les employés, les organisations peuvent constater une amélioration des performances de l'organisation, car les employés responsabilisés sont susceptibles d'être plus performants.

Modèles de conception organisationnelle

Les modèles d'organisation sont développés pour aider les entreprises à concevoir une structure organisationnelle efficace . Les grands principes que suivent les modèles de conception organisationnelle sont :

• Évaluer la conception actuelle de l'organisation et son efficacité

• Visualiser les points clés d'une future conception réussie de l'organisation

• Lors de la conception d'une organisation, il faut tenir compte de son objectif, de ses valeurs, de sa culture, de ses visions et de ses missions.

Il existe quelques modèles d'organisation établis et l'un d'entre eux est le modèle des 7s de McKinsey .

Le modèle des 7s de McKinsey

Ce modèle de conception organisationnelle vise à analyser l'efficacité de la conception organisationnelle à travers les interactions de sept éléments qui appartiennent à deux catégories : les éléments durs et les éléments mous.

Les éléments durs sont :

• Stratégie - Définit la façon dont l'organisation atteindra les buts et les objectifs qu'elle s'est fixés.

• Structure - Il s'agit de la façon dont une organisation a organisé ses niveaux hiérarchiques, qui peuvent être représentés par l'organigramme.

• Systèmes - Définit les processus et les procédures de prise de décision.

Les éléments mous sont :

• Compétences - La capacité de l'organisation à obtenir de bons résultats dans certains domaines, en se concentrant notamment sur le domaine d'expertise de l'organisation.

• Personnel - L'organisation doit prêter attention au processus de gestion des employés et à son efficacité en ce qui concerne les performances du personnel.

• Style - Il s'agit de la manière dont les cadres supérieurs gèrent le personnel et dont le processus de prise de décision se déroule au sein de l'organisation.

• Valeurs partagées - Il s'agit de l'aspect central de ce modèle car il fait référence aux normes et valeurs partagées qui assurent la cohésion de l'organisation. Par conséquent, tous les autres éléments de ce modèle doivent s'aligner sur cet élément spécifique.

Figure 1. Modèle des 7s de Mckinsey, StudySmarter

L'intérêt pour une entreprise de changer la conception de l'organisation

Changer de design organisationnel peut aider les entreprises à suivre les nouvelles tendances et à exécuter de nouvelles stratégies. Si l'organisation a changé de stratégie, elle doit adapter son design pour s'assurer que la stratégie fonctionne bien et que les objectifs sont atteints.

Dans l'ensemble, les organisations modifient leur conception afin d'atteindre leurs buts et objectifs stratégiques et de devenir plus efficaces et efficientes. Une refonte réussie doit se concentrer sur l'allocation des ressources là où c'est nécessaire, pour atteindre les priorités stratégiques, se développer, réduire les coûts d'apparition et rendre la prise de décision plus efficace.

SOURCES :

1. Michael Goold et Andrew Campbell, Conception d'organisations efficaces : Comment créer des réseaux structurés, 2002