Communication interne et externe

Types de communication

Il existe plusieurs types de communication, tous utilisés quotidiennement dans les entreprises. Il s'agit de :

1. Lacommunication interne a lieu entre les employés d'une même entreprise.

2. Lacommunication externe a lieu entre les employés d'une entreprise et des entités externes (employés d'une autre entreprise, clients, parties prenantes externes, etc.)

3. Communicationsverticales : dans les entreprises hiérarchisées, si un message est communiqué d'un niveau supérieur à un niveau inférieur ou vice versa, on parle de communication verticale.

4. La communicationhorizontale est la communication entre les mêmes niveaux d'une hiérarchie.

5. Lacommunication formelle fait référence aux messages et déclarations officiels envoyés par une organisation.

6. Lacommunication informelle est la conversation décontractée qui a lieu entre collègues ou la conversation non officielle dont l'organisation n'est pas responsable.

Un autre aspect de la communication est la communication à sens unique et la communication à double sens. Dans la communication bidirectionnelle, le destinataire peut répondre au message de l'expéditeur, tandis que dans la communication unilatérale, le destinataire ne peut pas répondre.

Il est important de noter que ces types de communication ne s'excluent pas mutuellement et se chevauchent souvent. Par exemple, la communication formelle peut être à la fois verticale et interne, car elle implique une communication structurée entre différents niveaux de l'organisation.

Types de communication interne

Les types de communication interne comprennent :

• Lacommunication de leadership: Elle implique une communication structurée et non structurée entre les dirigeants et leurs suiveurs au sein de l'organisation. Elle peut prendre de nombreuses formes, telles que des discours, des bulletins d'information et des interactions personnelles.
• La communication verticale : Elle implique une communication structurée et structurante entre les employés à différents niveaux de l'organisation, y compris une communication ascendante et descendante.
• Lacommunication descendante ou ascendante qui va des niveaux de gestion supérieurs aux niveaux inférieurs de l'organisation. Elle peut prendre la forme de politiques, de directives ou de décisions.
• La communication ascendante, ou bottom-up, qui va des niveaux inférieurs de l'organisation aux niveaux supérieurs. Elle peut prendre la forme d'un retour d'information, de suggestions ou de préoccupations.
• Communication horizontale : Elle implique une communication entre des individus ou des groupes situés au même niveau de la hiérarchie de l'organisation, et elle favorise la collaboration, le travail d'équipe et le partage d'idées et d'informations.
• Communication diagonale : Elle implique la communication entre des individus ou des groupes de différents services ou domaines de l'organisation, qui ne font pas partie des structures hiérarchiques habituelles des uns et des autres. Elle favorise la collaboration interfonctionnelle et la résolution de problèmes.
• La communication par le biais d'un réseau de connaissances (grapevine communication) : Il s'agit de la communication par le biais de canaux informels, tels que les rumeurs et les commérages. Elle peut être difficile à contrôler et peut parfois nuire aux buts et objectifs de l'organisation.

La communication interne peut également être formelle ou informelle.

Types de communication externe

La communication externe peut être classée selon les types suivants :

• Publicité : communication des avantages et des caractéristiques d'un produit ou d'un service aux clients potentiels par le biais de divers canaux tels que la télévision, les médias en ligne, la radio et la presse écrite.
• Relations publiques : Il s'agit de gérer l'image et la réputation de l'organisation en communiquant avec diverses parties prenantes, telles que les clients, les investisseurs et les médias.
• Le service à la clientèle : Il s'agit de répondre aux demandes et aux réclamations des clients.
• Vente personnelle : Il s'agit d'une communication en face à face entre le représentant de l'organisation et le client afin de le persuader d'acheter le produit ou le service.
• Communication d'entreprise : Il s'agit de communiquer avec les différentes parties prenantes sur la mission, les valeurs et les objectifs de l'organisation, ainsi que de fournir des mises à jour sur les performances et les initiatives de l'entreprise.

Importance de la communication interne

La communication interne peut varier d'un simple courriel envoyé par la direction pour expliquer une nouvelle politique, à une réunion générale ou une réunion d'équipe pour décider des changements à apporter à un produit. La communication interne est nécessaire pour :

1. Tenir les employés bien informés - Les organisations doivent communiquer les rôles et les tâches exacts des employés pour qu'une organisation puisse atteindre un objectif commun. Les travailleurs aiment connaître les projets de l'organisation et n'aiment pas être tenus dans l'ignorance.

2. Fournir une vision globale aux employés - Les nouvelles concernant les réalisations ou les problèmes rencontrés par les différents départements sont partagées avec les employés afin qu'ils puissent connaître les raisons des changements intervenus dans l'entreprise. Cela permet d'accroître l'efficacité interdépartementale.

3. Établir une structure organisationnelle - Une communication régulière entre les employés permet d'apporter les mêmes connaissances et la même valeur à tous les départements. Lorsque cela est fait correctement, cela permet de cultiver une culture organisationnelle de confiance.

4. Créer une plateforme pour le retour d'information - La communication interne permet aux employés de fournir un retour d'information, de discuter d'un problème ou de contredire des opinions. La communication bidirectionnelle est nécessaire à l'amélioration des produits ou des processus d'entreprise.

Importance de la communication externe

Les organisations doivent communiquer quotidiennement avec les clients, les fournisseurs, les organismes gouvernementaux et bien d'autres. La communication avec les organisations extérieures est, comme son nom l'indique, la communication externe. Celle-ci sert les objectifs suivants :

1. Communiquer des informations: Les entreprises communiquent sur les nouvelles, les nouveaux contrats ou les développements avec les parties prenantes externes.
2. Donnerune image de marque: Une communication externe appropriée est importante pour la construction de l'image. Tous les canaux doivent suivre une stratégie appropriée pour créer une marque et une image uniformes.
3. Clients potentiels: Les entreprises communiquent avec les clients potentiels par le biais de courriels, de médias sociaux ou de publicités. La communication externe doit communiquer clairement une proposition de vente unique aux clients.

Ces deux types de communication jouent un rôle très important dans l'efficacité et l'image de marque de l'entreprise.

Exemples de communication interne

Voici quelques exemples de communication interne :

• Lacorrespondance par courrier électronique: Il peut s'agir de mises à jour au sein d'équipes travaillant sur le même projet, de communications du service des ressources humaines aux employés, ou de communications importantes sur l'avenir de l'entreprise de la part du PDG. De nombreuses entreprises utilisent désormais des logiciels intégrés pour la communication par courrier électronique, la planification du travail et la coordination. Parmi les exemples de ces logiciels, on peut citer les suites Microsoft Office et Google Office.
• Réunions d'équipe : Les réunions d'équipe quotidiennes pour faire le point sur le travail de chacun sont courantes dans de nombreuses entreprises. Certaines entreprises ont une longue tradition de réunions générales, appelées "Town halls" dans le vocabulaire des startups.
• Communication orale : Une discussion formelle sur la planification du travail entre deux employés peut être orale, mais elle revêt la même importance que la communication écrite. Par exemple, le gérant d'un restaurant informe le serveur qu'il doit nettoyer une table située dans le coin le plus éloigné de la salle à manger.

Exemples de communication externe

Voici quelques exemples de communication externe :

• Les courriels et les bulletins d'information : De nombreuses entreprises communiquent régulièrement avec leurs clients par le biais de courriels ou d'abonnements à des bulletins d'information. Ces courriels peuvent être informatifs et ne vendent pas toujours quelque chose. Par exemple, Sainsbury's fournit à ses clients des informations sur les habitudes alimentaires saines.
• Les médias sociaux : Les médias sociaux sont un moyen de communication externe du nouvel âge. De nombreuses organisations trouvent utile d'utiliser les plateformes de médias sociaux comme Facebook, Twitter, Instagram, etc. pour communiquer ainsi que pour recueillir les commentaires de leurs clients. Par exemple, Une marque de maquillage qui lance un nouveau produit peut faire une étude de marché sur les jeunes adultes qui utilisent des produits bio via les médias sociaux.
• Communiqués de presse : Les entreprises utilisent les communiqués de presse comme forme de communication externe pour atteindre les parties prenantes par le biais d'une déclaration officielle. Par exemple, elles peuvent déclarer la nouvelle de la fusion de deux marques par le biais de communiqués de presse.

Stratégies de communication interne et externe

La communication interne et la communication externe vont de pair. Lorsqu'une entreprise communique quelque chose en interne à ses employés, cela ne les choque pas lorsque c'est transmis en externe. De plus, les employés peuvent réagir positivement à l'information dans le monde extérieur.

Comment créer la meilleure stratégie de communication interne ?

1. Impliquer les employés
2. Examiner la stratégie actuelle
3. Fixer des objectifs et un calendrier réalistes
4. Contrôler le succès à l'aide d'indicateurs de performance clés
5. Relis la communication avant de l'envoyer pour éviter toute confusion.
6. Utilise des outils de communication interne comme Slack ou Microsoft teams pour une communication rapide.

Exemples de stratégies de communication interne réussies

TED: La durée moyenne de l'attention humaine est de 15 à 18 minutes. Par conséquent, toutes les réunions TED durent au maximum 18 minutes.

Netflix: Netflix a une stratégie de communication interne qui consiste en une petite réunion en ligne entre les membres du conseil d'administration et la direction, au cours de laquelle les questions rapides sont discutées et stockées pour plus tard.

Amazon: Amazon fournit des informations à ses employés dans des messages de moins de 100 mots, car les gens n'ont pas tendance à lire les courriels de plus de 100 mots.

Comment créer la meilleure stratégie de communication externe ?

1. Définis tes objectifs et ta mission
2. Connaître ton public
3. Fournir de la valeur
4. Choisis une plateforme de communication
5. Impliquer les employés et les clients
6. Mets-toi en ligne avec une stratégie de communication interne
7. Suivre le succès.

Exemples de stratégies de communication externe réussies :

Abonnement à la lettre d'information de Tesco: Les supermarchés Tesco partagent des informations sur les réductions en cours sur différentes épiceries.

Utilisation de Twitter par Elon Musk : Elon Musk a créé une énorme augmentation du nombre d'entreprises lorsqu'il a tweeté que Tesla accepterait le bitcoin comme moyen de paiement.

Communiqué de presse: les entreprises énergétiques du Royaume-Uni ont informé les clients par le biais d'un communiqué de presse que les prix de l'énergie augmenteront en 2022 d'environ 50 %.

La communication est essentielle pour toutes les entreprises car elle améliore les performances des projets, délivre des valeurs et améliore les relations avec les employés et les clients. Les entreprises peuvent choisir parmi un certain nombre de plans pour améliorer la communication interne et externe, et ainsi améliorer l'efficacité globale de l'entreprise.