Approvisionnement

Approvisionnement : Gérer les stocks

La gestion des stocks est cruciale pour les entreprises. Il peut s'agir de fournitures de bureau ou de matières premières. Ces stocks aident les entreprises dans leurs activités quotidiennes. La nature des stocks et le montant consacré à leur gestion sont différents pour chaque entreprise. Dans l'idéal, deux approches sont utilisées pour gérer efficacement les stocks.

L'approvisionnement : Juste à temps

Comme son nom l'indique, dans cette approche, le stock arrive juste à temps pour être utilisé par l'entreprise pour la fabrication ou les activités opérationnelles. Si une entreprise souhaite minimiser les coûts de détention des stocks, c'est cette approche qu'il faut utiliser. Le JAT permet de réduire les coûts de stockage et les coûts d'opportunité, ainsi que les dommages matériels.

Approvisionnement : Juste au cas où

Dans cette approche, les entreprises gardent plus de stock au cas où le besoin se ferait sentir. Par conséquent, le stock est disponible à tout moment. Les entreprises qui utilisent cette approche ont tendance à acheter des fournitures en gros. Cependant, cette approche augmente les coûts de stockage et rend l'approvisionnement moins efficace.

Processus d'approvisionnement

Dans le processus d'approvisionnement, il faut une planification complète et une exécution précise pour obtenir les résultats souhaités. Voici les sept étapes du processus d'approvisionnement :

1. Identifier les besoins: la première étape consiste à identifier la nécessité d'obtenir des biens ou des services. Chaque service de l'entreprise doit être examiné pour déterminer quels sont les services qui dépensent trop et pour lesquels l'entreprise doit s'approvisionner. Une fois le domaine et le besoin identifiés, un budget doit être affecté à l'approvisionnement.
2. Dresser la liste des fournisseurspotentiels : l'entreprise doit établir une liste restreinte de fournisseurs potentiels après avoir effectué des recherches. Il est important de trouver le bon fournisseur qui peut assurer une livraison rapide et rentable des biens ou des services. Si l'entreprise ne parvient pas à trouver le bon fournisseur, cela pourrait avoir un impact majeur sur ses activités. Parmi les fournisseurs présélectionnés, choisis celui qui répond le mieux aux critères.
3. Négocier :après avoir choisi le bon fournisseur, l'entreprise doit négocier les conditions avec lui. Un accord mutuel doit être trouvé sur le prix, l'échelle et le calendrier du projet. Un contrat n'est signé qu'une fois tous les termes convenus.
4. Lancement du bon de commande :après la signature du contrat, un bon de commande est lancé. Ce document contient des informations concernant les biens ou les services, les quantités et les coûts. C'est à ce stade que commence le partenariat de travail entre une entreprise et un fournisseur.
5. Paiement :lorsque le fournisseur reçoit un bon de commande, il envoie une facture à l'entreprise, qui contient le prix, le mode de paiement et les détails de la commande. Le paiement est ensuite effectué au fournisseur au moment convenu dans le contrat.
6. Livraison et audit :le fournisseur livre les biens ou les services à l'entreprise. L'entreprise doit enregistrer la date à laquelle elle reçoit la livraison. Elle peut alors voir si le fournisseur a livré à la date convenue ou non. Il est également important de vérifier la commande pour s'assurer que chaque produit requis est livré.
7. Tenir des registres :enfin et surtout, l'entreprise doit tenir un registre de tout ce qui concerne le processus d'approvisionnement, y compris les registres des factures et des paiements. Cela permettra à l'entreprise de suivre les transactions et d'analyser combien elle a dépensé pour l'approvisionnement.

Types d'achats

Avant de terminer le processus d'approvisionnement, les entreprises doivent choisir le type de méthode d'approvisionnement qu'elles souhaitent. Les quatre principaux types d'approvisionnement sont :

1. L'approvisionnement direct,

2. l'approvisionnement indirect,

3. l'achat de biens, et

4. les achats de services.

Les types d'approvisionnement choisis par une entreprise dépendent des types de produits qu'elle vend et de ses activités.

Types de méthodes d'approvisionnement

En fonction de l'objectif de l'acquisition de biens et de services, l'approvisionnement peut être divisé en :

• Approvisionnement direct: l' acquisition de matériaux pour fabriquer un produit final est appelée approvisionnement direct. Les articles tels que les matières premières et les machines sont acquis par le biais de l'approvisionnement direct. Dans ce type d'approvisionnement, les responsables des achats et les fournisseurs sont les principales parties prenantes.
• Approvisionnement indirect: l' approvisionnement qui est effectué pour gérer les opérations commerciales quotidiennes mais qui ne contribue pas directement au produit final est appelé production indirecte. L'entretien du matériel et les fournitures de bureau sont des exemples d'achats indirects.

En fonction du type de produits auxquels les achats sont destinés, les achats peuvent être divisés en :

• Approvisionnement en biens: L'approvisionnement en articles physiques s'appelle l'approvisionnement en biens. Il comprend les types d'achats directs et indirects.
• Approvisionnement en services: L'approvisionnement en services fait référence à l' approvisionnement en services basés sur les personnes. Les entrepreneurs individuels et le personnel de sécurité sur site sont des exemples d'achats de services, qui peuvent être effectués par le biais d'achats directs ou indirects.

Fig. 1 - Types de marchés publics

Cycle de passation des marchés

Le cycle d'approvisionnement se compose de différentes étapes qui nécessitent une planification et une exécution appropriées. Chaque étape joue un rôle important dans l'élaboration de la stratégie d'approvisionnement de l'entreprise. Voici les six étapes du cycle d'approvisionnement :

Planification des achats

À cette étape, le problème est identifié et un premier examen est effectué pour confirmer les détails du problème. Par exemple, quel type de produit est nécessaire et quelle solution serait appropriée pour résoudre le problème. Le produit requis est-il disponible dans le commerce ou doit-il être fabriqué sur mesure ? Toutes les questions liées à l'identification du problème et à la recherche de solutions font partie de l'étape de planification.

Approvisionnement : Définition des besoins

Une fois la planification effectuée, l'étape suivante est la définition des besoins. Toutes les exigences liées à la résolution du problème sont répertoriées dans un document appelé cahier des charges. C'est une étape cruciale car ces exigences démontrent à quel point les fournisseurs potentiels comprennent le problème. Ce n'est qu'en comprenant parfaitement le problème qu'ils pourront donner de meilleures solutions.

Approvisionnement : Recherche de fournisseurs

Au cours de cette étape, l'entreprise contactera le fournisseur et lui communiquera tous les détails de l'approvisionnement, y compris les conditions générales, les calendriers de livraison et les exigences en matière de produits et de services. Les fournisseurs inspectent, examinent et répondent à l'offre de l'entreprise par une proposition.

Approvisionnement : Évaluation et sélection

Après avoir évalué les propositions envoyées par les fournisseurs, l'entreprise sélectionnera les meilleures d'entre elles. La sélection est basée sur la qualité de la définition de la solution dans la proposition.

Approvisionnement : Attribution du contrat

Le contrat est attribué au fournisseur choisi. D'autres négociations seront menées au cas où l'entreprise aurait besoin de plus d'informations sur certains aspects de la proposition.

Approvisionnement : Gestion du contrat

Une fois que le fournisseur a obtenu le contrat, il est important de le gérer afin de résoudre tout problème contractuel potentiel. L'objectif est de s'assurer que le fournisseur remplit toutes les exigences du contrat. Des livraisons à temps au coût des produits livrables, tout est géré à cette étape.

Fig. 2 - Le cycle d'approvisionnement

Facteurs influençant le choix des fournisseurs

Valeur et qualité - le processus d'approvisionnement doit être axé sur la valeur, c'est-à-dire que les entreprises doivent rechercher des produits qui offrent un bon rapport qualité-prix. Une entreprise ne doit pas choisir une option moins chère, car cela pourrait compromettre la qualité.

Concurrence ouverte - il doit y avoir une concurrence ouverte entre les fournisseurs potentiels. Cela permet à l'entreprise de sélectionner le fournisseur parmi un bon groupe de fournisseurs potentiels.

Transparence - l'ensemble du processus d'approvisionnement doit être transparent. La décision de sélectionner un fournisseur doit être équitable. Ce facteur améliore le processus et apporte des résultats optimaux.

Fiabilité - l'entreprise doit toujours s'efforcer de choisir des fournisseurs fiables, car un fournisseur peu fiable peut potentiellement nuire aux opérations quotidiennes.

Prix - lors de lasélection du fournisseur, le prix est également un élément important à prendre en compte. Un fournisseur qui propose des fournitures à un prix raisonnable est idéal pour l'entreprise.

Effets de l'approvisionnement et valeur de la gestion de la chaîne d'approvisionnement

Les effets de l'approvisionnement et la valeur de la chaîne d'approvisionnement sont énormes pour l'entreprise. Ils permettent d'optimiser les opérations commerciales en réduisant les coûts de production et en assurant le bon déroulement des activités de l'entreprise.

Effets de l'approvisionnement sur les entreprises

L'approvisionnement a un impact majeur sur les entreprises : il contribue à accroître l'efficacité et à réduire les coûts unitaires d'une entreprise. Par exemple, le fait d'avoir un fournisseur crédible signifie qu'il y a moins de risques que les matières premières soient défectueuses ; au lieu de cela, on utilise des fournitures de qualité.

Approvisionnement : Valeur de la gestion de la chaîne d'approvisionnement

Une gestion efficace de la chaîne d'approvisionnement ajoute de la valeur à l'entreprise. Les principales activités consistent à travailler avec le fournisseur pour s'assurer que la chaîne d'approvisionnement fonctionne de manière efficace et rentable, à se procurer des fournitures qui donnent plus de valeur à un prix raisonnable, et à réduire les coûts de production.

Pour les entreprises, le rôle de l'approvisionnement est vital car il peut augmenter la rentabilité et réduire les coûts de production. Il est donc essentiel de mettre en œuvre la stratégie d'approvisionnement de manière efficace.