Communication écrite

Définition de la communication écrite

La communication écrite et la communication orale sont les deux façons dont les humains communiquent. Comme nous sommes des êtres sociaux, ce sont des compétences essentielles dont nous avons besoin pour vivre en société avec les autres.

Notre capacité à écrire s'est transformée au fil du temps. Là où il n'y avait que des dessins, elle a évolué vers des symboles primitifs, puis vers un système plus codifié de lettres et de phrases. La capacité d'écrire est devenue encore plus accessible ces derniers temps grâce à l'éducation et à l'évolution de la technologie qui a rendu l'écriture beaucoup moins chère. En 1820, seuls 12 % des gens savaient écrire comme nous le faisons, et aujourd'hui, environ 86 % de la population mondiale sait lire et ^écrire1.

La communication écrite est utilisée dans le monde entier sous diverses formes : lettres, courriels, blogs, messageries instantanées, livres, journaux, etc. Au fil des millénaires, l'écriture est devenue une partie intrinsèque de notre humanité et de notre histoire.

Compétences en communication écrite

Comme l'a dit Ernest Hemingway, et contrairement à ce que beaucoup pensent, la capacité d'écrire est une compétence ; ce n'est pas quelque chose d'inné que nous avons en nous. Mais, comme pour n'importe quelle compétence, tu peux entraîner ton aptitude à écrire.

Bien qu'il soit difficile de déterminer un texte parfait, de nombreux facteurs influencent une bonne écriture. Pour commencer à améliorer ton écriture, tu dois examiner les trois éléments qui constituent un texte :

• Le contenu: ce qui est écrit.

• Lestyle: la façon dont il est écrit.

• La structure: la façon dont le contenu est expliqué et sa clarté pour le lecteur.

Tu peux maintenant jeter un coup d'œil sur les compétences particulières qui peuvent affecter directement ces éléments et donc améliorer tes compétences en matière d'écriture :

• Le contenu: ton contenu doit bien sûr être intéressant et agréable à lire.

=> Une façon d'améliorer ton contenu est d'entraîner tes compétences en matière de créativité.

• Le style: ton style d'écriture est quelque chose que tu apprendras avec la pratique.

=> Un moyen efficace d'améliorer ton style est de t'assurer que tu ne fais pas de fautes de grammaire et de ponctuation.

• La structure : ton contenu doit être bien structuré et clair à lire .

=> Tu peux améliorer ta structure en améliorant ton sens logique.

Importance de la communication écrite

Depuis que tu as commencé à lire correctement, tu n'as pas passé une journée de ta vie sans lire au moins une phrase quelque part.

La communication écrite est un aspect très important de l'interaction humaine pour plusieurs raisons :

• Elle fournit une trace permanente et tangible d'informations à laquelle on peut se référer et qu'on peut utiliser à tout moment.
• Dans le monde des affaires, les documents écrits servent d'accords juridiquement contraignants et apportent clarté et sécurité dans les transactions.
• Ils jouent un rôle essentiel dans la transmission d'idées, le partage de connaissances et la transmission d'informations sur de grandes distances et auprès de publics divers. Sans la communication écrite, une grande partie de notre histoire, de notre culture et de nos découvertes scientifiques serait perdue ou oubliée.

Types de communication écrite

Bien que nous puissions écrire sur littéralement n'importe quoi, il n'existe que quatre types de communication écrite sur le lieu de travail : informationnelle, pédagogique, transactionnelle et^persuasive3.

1. Informatif : Ce type d'écrit consiste à donner des informations sur un sujet spécifique. Il est généralement destiné à des fins éducatives et pratiques. Par exemple, tu peux avoir un écrit informatif dans un rapport d'activité, un livre académique, une biographie, etc
2. Instructif : Ce type d'écrit fournit au lecteur des informations spécifiques et des indications pour effectuer une tâche. La tâche est généralement décomposée en parties faciles à comprendre et à reproduire pour le lecteur. Par exemple, tu peux trouver ce type d'écrit dans les manuels d'utilisation, les programmes de formation, les notes de service, etc.
3. Transactionnel : Il est particulièrement pertinent dans les écrits commerciaux, où les gens échangent des informations pour effectuer une transaction : échange de biens ou de services, entretien de relations d'affaires, proposition commerciale, etc. Par exemple, tu peux trouver cette écriture dans les courriels, les factures, les contrats juridiquement contraignants, etc.
4. Persuasif : Les écrits persuasifs visent à convaincre les gens de quelque chose ou d'entreprendre une action spécifique : qu'il s'agisse d'acheter un produit, de faire un don d'argent, de les convaincre qu'un produit est meilleur, etc. Tu peux trouver ce type d'écriture dans les publicités, les propositions, les communiqués de presse, etc.

Exemples de communication écrite

Les gens utilisent différents types de canaux de communication en fonction du destinataire du message, du contexte et du type d'information qui doit être ^envoyé4:

• Les lettres : Bien que l'écriture de lettres soit un peu passée de mode aujourd'hui, elle est encore à peu près partout pour la correspondance formelle, comme l'envoi de factures, de convocations juridiques, etc.

• Le courrier électronique : Bien que ce canal d'écriture n'existe que depuis quelques décennies, il est aujourd'hui la norme pour la communication professionnelle.

• Livres : les livres existent depuis des milliers d'années, et même si les gens lisent davantage par voie électronique, cela reste l'un des meilleurs moyens de communiquer des informations sur un sujet spécifique.

• Messagerie instantanée : nous disposons aujourd'hui d'une technologie qui nous permet d'envoyer des messages instantanément (par exemple, SMS, Whatsapp, etc.).

• Médias sociaux : dans le monde d'aujourd'hui, pour le meilleur ou pour le pire, n'importe qui peut donner son opinion et être vu par le monde entier.

• Sites web : Les gens écrivent des blogs, des journaux et d'autres sites Web informatifs à des fins de partage d'informations et de communication.

Comme tu peux le constater, nous avons maintenant accès à de nombreux moyens de communiquer des messages écrits. Ce ne sont que quelques exemples des nombreux autres canaux que nous pouvons choisir pour sélectionner la meilleure méthode de communication.

Avantages de la communication écrite

La communication écrite offre de nombreux avantages :

1. Documentation et préservation: Les documents écrits constituent une trace permanente de la communication qui peut être stockée, retrouvée et à laquelle on peut se référer à tout moment. Cela permet d'éviter les malentendus et les conflits qui peuvent découler de la communication verbale.

2. Clarté et précision : L'écriture te permet de réfléchir soigneusement à ton message, de choisir judicieusement tes mots, de les éditer et de les réviser si nécessaire pour t'assurer que ton message est clair, concis et exempt d'erreurs.

3. Portée plus large : La communication écrite peut être facilement distribuée à un large public à travers le monde. Ton message peut atteindre un public plus large que celui que tu peux communiquer verbalement.

4. Légalement contraignant : Les documents écrits peuvent être utilisés comme preuves dans les procédures judiciaires et peuvent servir d'accords juridiquement contraignants entre les parties. Cela apporte sécurité et clarté dans les transactions commerciales et autres questions juridiques.

5. Flexibilité : La communication écrite offre une certaine souplesse quant au moment et à l'endroit où les messages peuvent être remis et reçus. Tu peux rédiger et envoyer des messages à tout moment, et les destinataires peuvent les lire et y répondre à leur convenance.

Inconvénients de la communication écrite

Les inconvénients de la communication écrite sont :

• Rédiger un document parfait prend plus de temps que de prononcer le même message à voix haute, ce qui peut ralentir la communication.
• L'écriture nécessite du matériel tel que du papier, de l'encre, un stylo, un ordinateur ou une connexion Internet, ce qui peut être coûteux ou inaccessible.
• Une fois que quelque chose est écrit et publié, il est difficile de le modifier, ce qui peut entraîner des malentendus ou des problèmes juridiques.
• Tout le monde n'est pas alphabétisé et ne peut pas comprendre les informations écrites, ce qui peut limiter l'audience de la communication écrite.

La communication écrite fait partie de l'histoire de l'humanité, et tant que notre espèce sera en vie, nous continuerons probablement à écrire et à partager nos histoires avec les autres.