Théorie de la communication organisationnelle
La communication est un aspect essentiel de toute organisation. Une communication inter-organisationnelle efficace peut accroître l'efficacité générale des équipes et de l'organisation. En revanche, une communication inefficace peut diminuer la motivation et les performances des personnes. La communication organisationnelle peut donc avoir un impact sur le comportement. La théorie de la communication organisationnelle suggère qu'il existe cinq fonctions principales de la communication. Elles sont les suivantes :
Gestion - La communication gère le comportement des employés en ce qui concerne les rôles, la conformité, etc.
Retour d'information - La communication initie un retour d'information pour les employés en termes de performances.
Information - La communication crée un échange d'informations au sein de l'organisation.
Persuasion - La communication peut aboutir à la persuasion ; par exemple, les dirigeants encouragent les employés à s'engager dans la mission de l'organisation.
Partageémotionnel - La communication entraîne un partage émotionnel au sein des groupes organisationnels. Elle permet aux membres d'exprimer leur satisfaction ou leur mécontentement.
Un aspect important de la théorie de la communication organisationnelle est le processus de communication. La figure 1 ci-dessous présente le processus de communication. Examinons ce modèle plus en détail.
L'expéditeur et le destinataire sont les deux acteurs principaux de ce modèle. L'expéditeur initie le processus en codant une pensée qu'il a, par exemple, par la parole ou l'écriture. L'expéditeur peut utiliser des canaux formels (par exemple, des canaux de communication inter-organisationnels) ou informels (par exemple, des canaux personnels) pour envoyer son message. L'expéditeur décode ou interprète ensuite le message pour le traiter. Cependant, il peut y avoir du bruit dans le processus, ce qui peut interférer avec la communication et empêcher le destinataire de comprendre clairement le message. Par conséquent, le retour d'information sert de mécanisme pour évaluer si le message a été transmis avec succès au destinataire.
Le processus de communication représente la méthode par laquelle un émetteur transmet un message à un récepteur.
Types de communication organisationnelle
La communication organisationnelle peut prendre différentes directions. Nous abordons ci-dessous les cinq principaux types de communication organisationnelle.
Communication organisationnelle : Communication descendante
Les organisations fonctionnent souvent selon des modèles hiérarchiques. Même si ces hiérarchies varient en fonction de la formalité, les informations circulent souvent vers le bas, des cadres, des gestionnaires, etc. vers les employés.
Par exemple, les managers utilisent la communication descendante pour gérer des projets et assigner des tâches à leurs équipes.
Lorsqu'ils utilisent la communication descendante, les managers doivent expliquer le raisonnement qui sous-tend leurs décisions afin d'accroître la compréhension et l'engagement des employés. En raison de la nature du processus de communication (c'est-à-dire du bruit) et du caractère unidirectionnel de la communication descendante, les managers peuvent être amenés à communiquer leur message plusieurs fois pour atteindre clairement le public visé. Par conséquent, le canal et le mode de communication sont cruciaux lorsqu'on utilise la communication organisationnelle descendante.
Communication organisationnelle : Communication ascendante
D'autre part, la communication ascendante est le contraire de la communication descendante.
Lacommunication ascendante part de la base vers le haut. Elle commence aux niveaux inférieurs de l'organisation et son but est de fournir un retour d'information aux personnes plus haut placées dans l'organisation.
La communication ascendante permet aux employés de tendre la main à leurs responsables et de communiquer ce qu'ils ressentent à propos de leurs tâches, de leurs emplois, de leurs équipes, etc. Les responsables peuvent utiliser ces informations pour améliorer les conditions organisationnelles pour les employés. La communication ascendante est également efficace pour communiquer des idées et fournir un retour d'information général à l'organisation.
Communication organisationnelle : Communication latérale
La communication latérale est une autre forme de communication qui peut avoir lieu dans les organisations.
Lacommunication latérale a lieu entre les employés d'un même niveau au sein d'une organisation. C'est une forme de communication horizontale.
La communication latérale se produit horizontalement entre les membres d'une équipe ou les employés qui travaillent collectivement sur des projets, par exemple, par opposition à la communication ascendante et descendante, qui circule verticalement. La communication latérale est efficace car elle encourage la coordination.
Communication organisationnelle : Réseau de petits groupes
Nous pouvons classer les réseaux de petits groupes en fonction de trois caractéristiques (voir la figure 2 ci-dessous). Elles sont les suivantes :
Chaîne - En utilisant cette configuration, le groupe adhère à des hiérarchies formelles. Le groupe est composé de trois niveaux de hiérarchie. Le chef se trouve au sommet de la chaîne, et les subordonnés rendent compte à leur chef direct respectif et communiquent avec lui.
Roue - La roue suit également une structure quelque peu hiérarchique avec un chef désigné. Cependant, la différence est que chaque membre communique directement avec le chef de groupe.
Tous les canaux - Avec cette structure, tous les membres communiquent librement les uns avec les autres. Le groupe fonctionne sans chef formel ou informel
Communication organisationnelle : La vigne
Enfin, la vigne est le cinquième type de communication organisationnelle.
La vigne, également connue sous le nom de communication de bouche à oreille, est une méthode de communication informelle.
La vigne est un réseau de communication crucial, car elle permet aux employés de satisfaire leurs besoins sociaux et favorise l'amitié entre les membres de l'organisation. Cependant, il est essentiel de noter que la communication par vigne peut également donner lieu à des rumeurs et à des commérages et créer des hors-groupes avec des personnes qui ne sont pas impliquées dans le réseau de communication.
Consulte notre explication des types de communication pour en savoir plus.
Stratégies de communication organisationnelle
Examinons maintenant brièvement les stratégies de communication organisationnelle. Les organisations utilisent une variété d'outils de communication pour s'assurer que la communication se déroule bien :
Réunions - il peut s'agir de réunions en personne au bureau ou de réunions en ligne à l'aide de plateformes comme Zoom ou Teams.
Les appelstéléphoniques/conférences téléphoniques permettent de s'assurer que la communication interne et externe circule efficacement. Les appels téléphoniques permettent aux employés de recueillir rapidement des informations car la réponse à leurs questions est immédiate (contrairement aux courriels et autres formes de communication écrite).
Lescourriels sont efficaces pour coordonner et planifier des projets. Les organisations utilisent les courriels pour communiquer avec les employés, joindre les candidats pendant le processus de sélection ou joindre des parties externes.
Médias sociaux/plateformes de messagerie instantanée - certaines organisations peuvent utiliser des plateformes comme Slack ou Google Chat pour la communication interne. Ces outils permettent aux employés d'envoyer des messages à d'autres personnes et de recevoir directement des réponses presque immédiates.
Au-delà des outils mentionnés ci-dessus, lesmécanismes de feedback permettent une communication ouverte et honnête sur les performances d'un employé. Les responsables doivent communiquer directement avec les employés au sujet de leurs performances, car cela leur donne l'occasion de discuter ouvertement et de s'améliorer.
Jette un coup d'œil à nos explications sur les types de communication et l'évaluation des performances pour en savoir plus sur les stratégies de communication organisationnelle.
Une autre stratégie de communication organisationnelle essentielle consiste à examiner la richesse des canaux.
Larichesse du canal est la mesure dans laquelle un canal peut transmettre efficacement de grands volumes d'informations.
Un canal riche peut :
superviser de nombreux signaux à la fois,
encourager un retour d'information instantané,
permettre une communication personnelle.
En revanche, un canal allégé est moins efficace pour faire ces trois choses. Les canaux riches comprennent les conversations en personne, les vidéoconférences ou les appels téléphoniques. En revanche, les canaux pauvres comprennent les notes, les courriels ou les lettres. Pour encourager une stratégie de communication optimale, les expéditeurs doivent rechercher des canaux riches pour transmettre leurs messages. Cependant, pour les messages non urgents ou de routine, les canaux allégés peuvent également être efficaces.
Pour en savoir plus sur les stratégies de communication organisationnelle, consulte notre explication des canaux de communication.
Exemples de communication organisationnelle
Maintenant que nous comprenons la théorie qui sous-tend la communication organisationnelle, examinons quelques exemples spécifiques. Nous pouvons diviser la communication organisationnelle en deux grands types : la communication orale et la communication écrite.
Lacommunication orale consiste à transmettre un message par la parole. La communication verbale est efficace car elle est rapide et permet un retour d'information immédiat entre l'émetteur et le récepteur. La principale limite de la communication orale est que le message peut devenir moins clair s'il doit passer par plusieurs personnes. Tu trouveras ci-dessous quelques exemples de communication orale.
Lesréunions sont des moyens essentiels de communication orale. Les réunions organisationnelles peuvent être formelles, par exemple une réunion du conseil d'administration, ou informelles, comme une courte réunion entre deux collègues discutant d'un projet. Les réunions sont efficaces car les participants peuvent parvenir à des conclusions et prendre des décisions sur la base des contributions de tous les participants à la fois. Cependant, il est important de noter que les réunions peuvent également devenir une source de distraction pour les employés. Par conséquent, il est essentiel d'avoir de bonnes compétences interpersonnelles pour rester sur la bonne voie et parvenir à des conclusions.
De nos jours, les vidéoconférences, ou réunions électroniques, sont de plus en plus populaires en raison du nombre croissant de personnes qui travaillent à domicile. Des plateformes comme Zoom et Google Meet permettent à des personnes du monde entier de se connecter.
Les appels téléphoniques sont un autre exemple de communication orale. D'une certaine manière, les appels téléphoniques peuvent également être considérés comme des réunions, car ils offrent les mêmes fonctionnalités, même s'il n'est pas possible de voir la personne face à face. Les communications téléphoniques présentent les mêmes avantages que les réunions ; elles sont rapides et permettent un retour d'information immédiat entre les deux parties.
D'autre part, les organisations ont souvent recours à la communication écrite. Si tu as travaillé pour une organisation, tu as probablement reçu des courriels, fait des présentations ou discuté avec des collègues sur des plateformes en ligne. Les lettres, les courriels, les textes, les messages sur les médias sociaux, etc. sont tous des exemples de communication écrite.
Obstacles à la communication organisationnelle
Bien que la communication organisationnelle présente une variété d'avantages, elle s'accompagne malheureusement aussi de son lot de limites. L'un des principaux obstacles à une communication efficace est constitué par les barrières de communication organisationnelle. Examinons de plus près ce qu'ils sont.
Les barrières decommunication ralentissent et empêchent une communication organisationnelle efficace.
Voici quelques-unes des barrières de communication les plus importantes :
Perceptionsélective - Le destinataire peut ne pas enregistrer tout ce que l'expéditeur communique. Des caractéristiques personnelles telles que les besoins, l'expérience ou la motivation peuvent avoir un impact sur la façon dont le destinataire enregistre le message.
Filtrage - L'expéditeur peut déformer le message pour qu'il soit reçu plus favorablement par le destinataire. Par exemple, les employés peuvent communiquer ce que leur supérieur veut entendre plutôt que ce qu'ils pensent réellement.
Surcharge - Une surcharge d'informations peut empêcher quelqu'un de communiquer ou de recevoir un message de manière efficace. Si le destinataire a trop d'informations à traiter, il risque d'oublier ou de rejeter certaines parties du message.
Langue - Les barrières linguistiques peuvent rendre plus difficile la transmission claire des messages. Les barrières linguistiques peuvent être présentes lorsque l'expéditeur et le destinataire ne partagent pas la même langue maternelle, mais elles peuvent également être présentes en termes d'argot, d'acronymes, etc.
Émotions - Les gens peuvent transmettre ou interpréter les messages différemment en fonction de leur état émotionnel. Par exemple, si tu es en colère, tu ne répondras peut-être pas positivement lorsque quelqu'un te demandera d'accomplir une nouvelle tâche rapidement.
Appréhension - Les employés peuvent se sentir anxieux lorsqu'ils doivent utiliser une méthode de communication spécifique, ce qui peut nuire à l'efficacité de leur message ou empêcher tout message d'être communiqué.
Mauvaise interprétation - Par exemple, certaines personnes peuvent mentir ou tromper les autres lorsqu'elles commettent une erreur au travail. Le mensonge pourrait amener les autres à mal interpréter la situation, ce qui finirait par diminuer l'efficacité de la communication et augmenter le temps de communication.
Plonge dans ce sujet avec notre explication des obstacles à la communication.
Communication organisationnelle - Principaux enseignements
- Les cinq fonctions principales de la communication sont le retour d'information, la gestion, l'information, la persuasion et le partage émotionnel.
- Le processus de communication représente la méthode par laquelle un émetteur transmet un message à un récepteur.
- Les types de communication sont la communication descendante, la communication ascendante, la communication latérale, la communication en petit groupe et la communication par ricochet.
- Nous pouvons également regrouper la communication en fonction de son support : la communication verbale et la communication écrite.
- Communication Les barrières ralentissent et empêchent une communication organisationnelle efficace.
- Canal La richesse est la mesure dans laquelle un canal peut transmettre efficacement de grands volumes d'informations.
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